Bagaimana cara membuat inventaris dokumen?

Dalam proses pekerjaan klerikal di perusahaan, mungkin perlu bagi satu atau beberapa karyawan atau manajer untuk membuat inventaris dokumen. Apa aturan untuk mengkompilasinya? Cara membuat daftar dokumen dengan cara yang paling benar?

Kami dapat mempelajari masalah ini dalam aspek-aspek berikut:

Konten artikel

• Persyaratan Persediaan Umum
• Varietas persediaan

Persyaratan Persediaan Umum

Kompilasi inventarisasi dokumen mungkin merupakan prosedur yang biasa bagi setiap spesialis dokumen Rusia, sekretaris, spesialis sumber daya manusia atau, misalnya, seorang akuntan. Namun, di Federasi Rusia ada sangat sedikit sumber hukum resmi, yang akan menentukan kriteria yang harus dipatuhi karyawan ketika bekerja dengan sumber dalam format yang sesuai..
Pada dasarnya, ini adalah tindakan hukum departemen - seperti, misalnya, Ordo FMS Rusia No. 218 tanggal 23 April 2013, yang berisi rekomendasi metodologis untuk menyusun catatan kasus (Anda dapat menemukannya di sini - http://www.garant.ru/products / ipo / prime / doc / 70453442 / # 41). Banyak perusahaan mengembangkan kriteria internal perusahaan, seringkali berbeda dengan yang termasuk dalam tindakan hukum yang mirip dengan Pesanan No. 218 (ini dimungkinkan karena kekuatan hukum mereka hanya berlaku untuk departemen tertentu).

Namun, dalam praktik manajemen dokumen Rusia, seperangkat prinsip dan norma tertentu telah dikembangkan, yang direkomendasikan untuk dipatuhi oleh karyawan saat menyusun daftar sumber. Mereka sebagian besar didasarkan pada dokumen yang dikenal sebagai "Aturan Dasar untuk Pekerjaan Arsip Organisasi." Itu disetujui oleh Arsip Federal pada 6 Februari 2002. Anda dapat membiasakan diri dengan mereka mengenai kriteria untuk menyusun inventaris di sini - http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40984/4b8214ae23d9bb7fef034c78790f682107a06eba. Sumber ini bukan dari sifat hukum, tetapi secara aktif terlibat dalam praktik. Ketentuannya juga sering dilengkapi dengan rekomendasi dari para pakar manajemen dokumen. Omong-omong, beberapa pengacara menganggap serangkaian standar yang relevan sebagai contoh nyata dari kebiasaan bisnis..

Bagaimana cara membuat inventaris dokumen sesuai dengan sumber yang disebutkan, yang disetujui oleh Rosarchive, serta rekomendasi praktis dari para ahli? Dianjurkan untuk tetap berpegang pada algoritma di atas:

• dokumen harus dieksekusi pada kop surat (jika ada yang hilang, perlu bahwa setidaknya nama perusahaan ditampilkan pada halaman);
• halaman inventaris harus memiliki judul yang mencerminkan spesifikasi dokumen yang termasuk dalam daftar yang sesuai;
• informasi tentang sumber yang dimasukkan dalam inventaris harus dibuat dalam bentuk tabel (setidaknya kolom seperti nomor seri, judul dokumen, dan jumlah lembaran, dan, jika perlu, tenggat waktu, masa simpan, catatan harus ada dalam strukturnya);
• di bawah tabel harus mencerminkan informasi tentang jumlah dokumen individu atau kelompok dari mereka (misalnya, kasus) yang dimasukkan ke dalam inventaris;
• lembar yang sesuai dengan daftar sumber harus disertifikasi oleh tanda tangan direktur perusahaan, serta spesialis yang bertanggung jawab atas kebenaran persiapannya, misalnya, kepala departemen personalia;
• perlu untuk menentukan tanggal inventaris;
• diizinkannya membubuhkan nomor surat (berisi surat di sebelah kanan digit nomor seri yang cocok dengan dokumen sebelumnya dalam daftar - jika tidak mungkin untuk menentukan nomor seri aktual dari sumber saat ini) harus disetujui dengan struktur yang lebih tinggi - misalnya, jika kita berbicara tentang aliran dokumen dalam departemen pemerintah.

Persediaan harus dikeluarkan dalam 2 salinan. Yang pertama, dalam hal apa pun, tetap berada di arsip perusahaan, yang kedua, jika perlu, dikirim ke organisasi lain - organisasi mitra yang memverifikasi atau tertarik untuk memeriksa daftar dokumen yang sesuai..

Varietas persediaan

Jadi, kami menyelidiki aspek teoritis dari menyusun inventaris. Kami sekarang akan mempelajari beberapa contoh praktis pembuatan dokumen..

Dalam praktik pekerjaan kantor Rusia, kami secara kondisional dapat membedakan 3 jenis inventaris:

• menyertai (digunakan saat mentransfer dokumen dari satu organisasi ke organisasi lain);
• internal (termasuk informasi terperinci tentang dokumen yang disatukan dalam suatu kelompok - misalnya, dalam satu kasus);
• arsip (melibatkan pengalihan set dokumen atau kelompok mereka - sebagai opsi, kasus - ke arsip organisasi).

Mari kita pelajari secara spesifik.

Contoh daftar terlampir yang lengkap mungkin terlihat seperti ini:

Dengan demikian, dokumen yang dipertimbangkan melengkapi sumber-sumber yang dikirim oleh pemberi kerja ke FIU dan memasukkan informasi tentang jumlah pembayaran, penghargaan dan kontribusi.

Bentuk inventaris internal mungkin terlihat seperti ini:

Diharapkan bahwa itu akan memberikan informasi terperinci tentang setiap dokumen yang termasuk dalam kelompok sumber, yang digabungkan karena beberapa alasan.

Bentuk inventaris arsip mungkin terlihat seperti ini:

Pada prinsipnya, strukturnya bisa sangat mirip dengan yang mencirikan inventaris internal. Namun, sebagai aturan, penyertaan kelompok sumber, misalnya, kasus, diizinkan dalam dokumen yang sedang dipertimbangkan. Inventaris internal, pada gilirannya, mengasumsikan spesifikasi akhir dokumen.