Bekerja dengan dokumen sering dikaitkan dengan kebutuhan sertifikasi mereka. Apa mekanisme untuk ini? Cara mengesahkan dokumen dan salinannya sesuai dengan persyaratan perundang-undangan Federasi Rusia?
Kami dapat mempertimbangkan masalah ini dalam aspek-aspek berikut:
Konten artikel
- Metode hukum sertifikasi dokumen di Federasi Rusia
- Notarisisasi dokumen dan salinannya
- Sertifikasi dokumen sendiri
- Sertifikasi dokumen asing (dokumen yang perlu dikirim ke luar negeri)
- Legalisasi
- Apostille
Kami mempelajari poin-poin ini dengan lebih mirip.
Metode hukum sertifikasi dokumen di Federasi Rusia
Dokumen dan salinannya yang digunakan oleh warga dan organisasi Rusia dapat disertifikasi dengan cara-cara utama berikut:
- diaktakan;
- secara mandiri melalui detail pribadi dan perusahaan;
- menggunakan apostille dan legalisasi (untuk dokumen yang dibuat di luar negeri atau dimaksudkan untuk digunakan di luar negeri).
Kami mempelajari fitur masing-masing.
Konten iklan ↑Notarisisasi dokumen dan salinannya
Metode sertifikasi dokumen yang tepat dapat dilakukan secara eksklusif oleh orang-orang yang berstatus resmi sebagai notaris publik atau swasta. Warga atau organisasi yang menerapkannya mengambil bagian yang agak terbatas dalam prosedur yang terkait dengan memberikan dokumen (atau salinannya) kekuatan hukum yang diperlukan. Paling sering itu turun ke kehadiran pribadi seseorang di resepsi notaris untuk mengkonfirmasi perjanjian mereka dengan ketentuan dokumen bersertifikat.
Pada saat yang sama, penting untuk membiasakan diri dengan beberapa kriteria yang harus diikuti oleh spesialis dari profil yang sesuai dalam proses memberikan sumber-sumber tertentu kekuatan hukum yang diperlukan. Jadi, seorang notaris tidak memiliki hak untuk mengesahkan salinan:
- yang menunjukkan bahwa mereka tidak boleh disalin;
- yang merupakan stempel tanda tangan;
- dokumen yang bersifat medis yang berisi informasi tentang penyakit warga negara, yang menurut hukum tidak dapat diungkapkan;
- kontrak dibuat secara tertulis dan diaktakan sebelum itu;
- ijazah tanpa nomor pendaftaran dan tidak disertifikasi dengan benar oleh lembaga pendidikan;
- ekstrak dengan nilai dari lembar catatan tanpa diploma terlampir;
- sumber asal asing tidak dilegalisasi dengan cara yang ditetapkan.
Kami sekarang akan mempelajari cara mengesahkan dokumen dengan benar menggunakan detail pribadi atau perusahaan.
untuk isi ↑Sertifikasi dokumen sendiri
Sumber utama hukum yang mengatur sertifikasi dokumen independen oleh warga dan organisasi adalah, menariknya, Keputusan Presidium USSR No. 9779-X, yang diadopsi pada 4 Agustus 1983. Sumber hukum ini masih berlaku. Dapat juga dicatat bahwa ini dilengkapi dengan GOST R 6.30-2003 yang lebih baru. Dalam kasus di mana tindakan regulasi yang mengatur bidang alur kerja tertentu tidak secara eksplisit menyatakan bahwa warga negara atau organisasi diharuskan untuk mengesahkan dokumen, Anda dapat menggunakan mekanisme sertifikasi diri dari kekuatan hukum mereka - sesuai dengan kriteria yang ditentukan dalam sumber hukum yang ditunjukkan, Soviet dan Rusia.
Seseorang dalam status seseorang untuk mensertifikasi salinan dokumen perlu:
- tulis di lembar "Benar";
- tulis tanda tangan, transkrip, dan tanggal di bawah ini.
Disarankan untuk menempatkan detail yang relevan di bawah teks.
Jika dokumen tersebut berasal dari suatu organisasi, maka sertifikasi independen salinannya (oleh kepala atau karyawan resmi lainnya) dilakukan secara keseluruhan sesuai dengan aturan yang sama seperti untuk individu. Tetapi dalam kasus ini, juga perlu untuk menunjukkan posisi orang yang menyatakan keabsahan hukum sumber, serta membubuhkan segel perusahaan (jika tersedia - IP, misalnya, itu opsional).
Bagaimana jika dokumen itu multi-halaman? Bagaimana cara mengesahkan dokumen yang dijahit sendiri? Perhatikan bahwa pada tingkat hukum federal masalah ini tidak diatur. Hanya ada sejumlah rekomendasi yang dicatat dalam Rosarchiv Order No. 76 tanggal 23 Desember 2009 dan GOST R 51141-98, yang disarankan oleh pengacara untuk dipatuhi..
Algoritma optimal untuk sertifikasi dokumen multi-halaman mungkin terlihat seperti ini:
- Lembar bernomor.
- Setelah - kencangkan dengan utas (disarankan) atau stapler.
- Kemudian, di tempat di mana halaman dijahit atau ditusuk dengan braket logam, tempel kotak kertas kecil.
- Pada stiker yang sesuai, buat tulisan "Ada begitu banyak lembar dalam salinan" atau "Begitu banyak lembar dijahit dan diberi nomor".
- Di bawah ini adalah tanda tangan dan stempel organisasi (jika ada).
Ada opsi yang kurang nyaman, tetapi juga dapat diterima untuk memberikan kekuatan hukum ke sumber multi-halaman - letakkan "Benar" di setiap lembar dan tambahkan semua detail yang kami periksa di atas - tanda tangan, transkrip, tanggal, cap, dan posisi karyawan yang mensertifikasi (untuk badan hukum).
untuk isi ↑Sertifikasi dokumen asing (dokumen yang perlu dikirim ke luar negeri)
Dokumen yang dihasilkan di wilayah Federasi Rusia secara default hanya memiliki kekuatan hukum di dalam negara. Untuk memberi mereka status yang sesuai di luar negeri, perlu melegalkan mereka. Demikian pula, sumber-sumber yang dibuat di luar negeri juga tidak berlaku di Federasi Rusia sampai prosedur yang disebutkan dilakukan sehubungan dengan mereka..
Ada mekanisme standar untuk legalisasi, tetapi ada satu yang melibatkan penggunaan apostille (atribut khusus yang ditempel di halaman). Kekuatan hukum dokumen bersertifikat ketika menggunakan metode pertama sama dengan apa yang dialokasikan ke sumber dalam prosedur kedua.
Kapan pun memungkinkan, warga dan organisasi Rusia menerapkan apostille - pengakuannya di luar negeri lebih mudah karena fakta bahwa alat peraga yang sesuai diterima oleh begitu banyak negara - yang telah menandatangani Konvensi Den Haag 1961. Tetapi ada negara-negara yang bukan pihak dalam perjanjian ini. Di antara mereka - Kanada, Cina, Brasil. Jika Anda berencana untuk mengirim atau menerima dokumen dari sana, Anda harus menggunakan mekanisme legalisasi standar. Mari kita pelajari secara spesifik.
untuk isi ↑Legalisasi
Jika kita berbicara tentang dokumen Rusia yang perlu disertifikasi untuk digunakan di luar negeri, maka prosedur ini dilakukan dalam kerangka algoritma seperti itu:
- Pertama, salinan dokumen disertifikasi dan diterjemahkan ke dalam bahasa asing - oleh notaris.
- Setelah Anda perlu mendapatkan konfirmasi rincian notaris di Kementerian Kehakiman.
- Tahap selanjutnya adalah sertifikasi meterai Kementerian Kehakiman di Kementerian Luar Negeri.
- Proses legalisasi dokumen yang dikonfirmasi oleh Kementerian Luar Negeri di konsulat negara di mana dokumen tersebut akan digunakan melengkapi proses tersebut..
Jika perlu untuk mensertifikasi sumber asal asing, maka prosedur yang sesuai dilakukan di konsulat Federasi Rusia, yang bekerja di negara tempat ia dibentuk. Ini, sebagai suatu peraturan, didahului oleh tahap legalisasi dokumen di Kementerian Luar Negeri negara atau lembaga lain tertentu - sesuai dengan undang-undang nasional.
untuk isi ↑Apostille
Apostille lebih sederhana daripada alat legalisasi untuk sertifikasi dokumen Rusia - untuk digunakan di luar negeri, asing - untuk memberi mereka kekuatan hukum di Federasi Rusia. Ini adalah atribut khusus (sebagai aturan, cap standar diletakkan pada lembaran dengan poin diisi oleh agen pemerintah yang berwenang).
Sertifikasi dokumen Rusia menggunakan apostille paling sering dilakukan oleh badan-badan berikut:
- Institusi Kementerian Kehakiman;
- kantor pendaftaran;
- Rosarchive;
- Jaksa Agung.
Secara umum, Anda disarankan untuk menghubungi badan teritorial Kementerian Kehakiman Federasi Rusia dengan tujuan untuk mensertifikasi dokumen. Jika sumber ini atau itu di luar kompetensi departemen, spesialis yang bekerja di dalamnya akan memberi tahu Anda di mana harus ditingkatkan sesuai dengan hukum.
