Di antara berbagai jenis komunikasi bisnis, korespondensi adalah bagian penting dari kehidupan kantor. Alat utamanya adalah catatan resmi terkenal, yang, tergantung pada kontennya, jelas, melaporkan, dll..
Apa itu memo dan mengapa dibutuhkan?
Menurut tujuannya, catatan layanan adalah pesan informasi yang ditujukan kepada karyawan departemennya atau departemen lainnya, manajemen departemen, perusahaan, divisi, cabang. Daftar topik yang dicakup dalam dokumen tersebut cukup luas. Memo tersebut menginformasikan tentang peristiwa utama dalam kehidupan perusahaan, tentang pelaksanaan pekerjaan saat ini, situasi yang tidak standar, berisi keluhan dan solusi untuk berbagai masalah produksi.
Tujuan utama komunikasi semacam ini - koordinasi berbagai masalah kerja dalam kasus di mana solusi oral tidak mungkin karena alasan apa pun. Memo juga dapat digunakan oleh manajemen untuk menyusun pesanan, yang, tidak seperti pesanan, lebih informal.
Contoh Catatan Layanan
Jenis dan tujuan memo
Memo adalah jenis memo paling populer yang ditujukan kepada kepala perusahaan, kepala akuntan atau karyawan senior lainnya. Tujuan utama dari laporan ini - memberi tahu orang-orang superior tentang situasi apa pun, kinerja pekerjaan, serta membuat rekomendasi tentang solusi (penghapusan) masalah, dll. Memorandum, tidak seperti catatan layanan, selalu dikirim ke tautan yang lebih tinggi dan memiliki kekuatan hukum.
Jenis catatan laporan yang paling umum adalah pernyataan yang menginformasikan manajemen tentang implementasi rencana, kemajuan pekerjaan yang sedang berlangsung, dll. Lebih jarang, laporan disusun untuk melaporkan setiap situasi yang tidak direncanakan yang memerlukan tanggapan dari manajemen senior. Berbagai masalah laporan semacam itu cukup luas: mulai dari informasi mengenai kegiatan industri utama perusahaan, hingga keluhan tentang pengaturan kondisi kerja dan laporan tentang ketidakpatuhan terhadap disiplin kerja dan keuangan, perilaku resmi, dll..
Catatan Memo - Contoh
Kami membuat memo dengan benar
Struktur memo itu mengasumsikan kehadiran wajib unsur-unsur tersebut:
- "Caps" yang menunjukkan organisasi, nama dan posisi penerima, nama dan posisi pencetusnya.
- Blok teks yang terdiri dari judul dokumen ("Memo") dan ringkasan situasi, tindakan apa pun, permintaan.
- Tanggal dan tanda tangan pencetusnya (tanggal, tanda tangan, dan nama pencetusnya ditunjukkan dalam satu baris dari kiri ke kanan).
Juga, nomor registrasi dapat diindikasikan dalam memo jika, sesuai dengan peraturan perusahaan, itu terdaftar dalam jurnal. Penting untuk dicatat bahwa, karena memo hanya digunakan di dalam organisasi, keberadaan formulir bukanlah prasyarat, kecuali jika ini diwajibkan oleh aturan perusahaan. Pada saat yang sama, beberapa perusahaan memiliki bentuk logo sendiri yang dirancang khusus untuk korespondensi resmi.
Cara membuat memo?
Memorandum dalam strukturnya mirip dengan yang resmi. Perbedaan utamanya adalah penerima: jika informasi dapat dikirim ke karyawan lain dalam memo, maka pesan tersebut ditujukan kepada pejabat yang lebih tinggi.
Metode untuk mengisi memo berbeda tergantung pada tujuannya. Secara khusus, laporan internal, dikirim ke manajemen dalam organisasi, disusun dengan cara yang sama dengan memo. Perbedaannya terletak pada isi blok teks, yang disebut "Catatan", berisi pernyataan tentang esensi masalah, saran untuk penghapusannya atau deskripsi tindakan yang sudah diambil.Tetapi ketika menyusun memo eksternal, yang ditujukan kepada karyawan organisasi lain, aturannya lebih ketat:
- Dokumen tersebut dikompilasi di kop surat organisasi.
- Catatan itu terdaftar dalam buku surat keluar perusahaan, sedangkan nomor pendaftaran yang ditugaskan ditunjukkan di header catatan itu. Juga, setelah menerima catatan, itu terdaftar sebagai dokumen yang masuk dalam organisasi penerima.
- Catatan eksternal ditandatangani, sebagai suatu peraturan, oleh kepala perusahaan atau wakilnya. Saat mengirim, Anda mungkin juga harus menandatangani kepala departemen lain.
- Tanggal catatan itu disusun adalah tanggal ditandatangani dan dikirim..
- Jika catatan disertai dengan lampiran dokumenter, maka di bagian teks itu daftar dokumen terlampir dikompilasi.
Teks memo tergantung pada tujuannya:
- Laporan pelaporan harus berisi informasi tentang kemajuan pekerjaan, tenggat waktu, deskripsi masalah saat ini, dll. Laporan semacam itu memungkinkan bos untuk melihat kekurangan dalam pekerjaan tepat waktu dan menghilangkannya.
- Memo yang menginformasikan tentang situasi tertentu terdiri dari deskripsi rinci masalah dan saran untuk perbaikannya (eliminasi). Dalam praktiknya, cukup sering, dokumen-dokumen seperti itu ditujukan untuk keluhan pelanggaran oleh karyawan dari disiplin kerja dan bersifat negatif, oleh karena itu penting untuk menghilangkan komponen emosional dalam penyajian informasi dan mematuhi esensi.
Memo atau memo: jadi apa bedanya?
Seperti yang Anda lihat, layanan dan nota memiliki banyak fitur umum. Jadi, kedua opsi yang digunakan untuk komunikasi bisnis, memiliki struktur desain yang serupa. Pada saat yang sama, ada sejumlah perbedaan:
- Memo ditujukan kepada karyawan dari berbagai peringkat dalam perusahaan, sementara sebuah memorandum hanya dikompilasi di alamat level yang lebih tinggi (milik sendiri atau perusahaan pihak ketiga).
- Memo adalah dokumen internal, sedangkan memo dapat digunakan dalam korespondensi eksternal dengan badan hukum lainnya.
- Memo, tidak seperti memo, tidak memiliki kekuatan hukum.
- Karena memo digunakan secara internal, memo itu dapat ditulis pada selembar kertas biasa. Menurut prinsip yang sama, laporan internal dibuat, jika digunakan secara internal. Pada saat yang sama, jika laporan dikirim ke organisasi lain, maka itu dikompilasi menggunakan kop surat, nomor registrasi dan elemen-elemen wajib lainnya dari korespondensi resmi.
