Bagaimana cara kerjanya di Excel?

Prosesor spreadsheet Excel, bagian dari rangkaian Microsoft Office, adalah salah satu aplikasi paling populer untuk komputasi, pemrosesan, dan penyajian data dalam jumlah besar secara grafis. Dengan itu, Anda dapat menyelesaikan berbagai masalah - dari operasi aritmatika sederhana dengan angka hingga analisis statistik, perhitungan finansial dan ilmiah yang rumit, membuat dokumentasi pelaporan, menyortir, dan memfilter informasi dalam jumlah besar. Jika Anda mempelajari setidaknya prinsip dasar cara bekerja di Excel, tidak akan sulit untuk waktu yang singkat untuk membuat jadwal pembayaran pinjaman, biaya untuk perbaikan di apartemen, daftar kontak, ulang tahun kenalan, jadwal mingguan, daftar harga barang, atau membuat meja lainnya data yang dipesan dari berbagai jenis yang diperlukan untuk keperluan pribadi dan proses kerja.

Konten artikel

• Struktur dokumen Excel, membuat dan memformat spreadsheet
• Melakukan perhitungan

Memulai kenalan Anda dengan Excel, pertama-tama, Anda perlu memahami struktur dokumen, metode melakukan perhitungan dan kemampuan memformat. Setelah menguasai aspek-aspek ini, kita dapat melanjutkan ke studi alat untuk menyusun dan menganalisis data, presentasi grafis mereka, serta metode kerja yang lebih kompleks lainnya..

Struktur dokumen Excel, membuat dan memformat spreadsheet

Jika Anda membuka program, sebuah jendela akan muncul di layar yang berisi file Excel kosong - seperti pada gambar. File ini disebut buku yang terdiri dari satu atau lebih lembar, yang masing-masing adalah tabel. Kolom dipimpin oleh huruf-huruf alfabet Latin, baris - dengan angka. Jika Anda menempatkan kursor di sel mana pun, garis tebal akan muncul di sekitarnya, dan alamatnya, yang terdiri atas tajuk dan baris kolom, akan ditampilkan dalam bidang terpisah di bawah menu utama. Excel memungkinkan Anda untuk bekerja dengan data dalam berbagai format: numerik, teks, keuangan, minat, waktu, dan lainnya.

Di tabel, Anda dapat mengubah lebar kolom dan baris dengan menggerakkan kursor ke batas area nama mereka, meregangkan atau membuat kontrak dengan menekan tombol kiri mouse. Dimungkinkan juga untuk menambahkan sheet dengan mengklik ikon di sebelah namanya, menyisipkan dan menghapus grup sel.

Pertimbangkan proses pembuatan buku dan teknik pemformatan dasar menggunakan contoh menyusun tabel di mana kita nantinya akan menghitung harga barang secara grosir dengan diskon, penampilannya disajikan dalam gambar.

Untuk membuat tabel, tidak cukup hanya dengan memposisikan kursor di sel yang diinginkan dan memasukkan teks dan data numerik. Pertama-tama, strukturnya dipikirkan. Anda mungkin memperhatikan bahwa beberapa sel digabungkan dalam tabel (misalnya, A3 dan A4, E3 dan F3). Untuk melakukan tindakan ini, pilih elemen yang ditunjukkan, tekan tombol mouse kanan, pilih item "Format sel" di menu konteks. Di jendela yang terbuka, buka bagian "Alignment" dan pilih kotak centang "Gabung Sel".

Secara default, tabel memiliki garis besar yang tidak terlihat saat mencetak dan diuraikan dengan garis tipis di jendela program, yang memperumit persepsi data. Oleh karena itu, perlu menyoroti sepenuhnya, sekali lagi menggunakan jendela pengaturan format sel, di mana pada tab "Perbatasan", pilih warna dan jenis garis yang Anda suka, klik pada ikon frame eksternal dan internal. Jika diinginkan, Anda dapat mengatur isi sel dalam berbagai warna dan cara dengan masuk ke bagian yang sesuai.

Ketika tabel kosong sudah siap, itu hanya tinggal mengisi teks dan informasi numerik yang diperlukan dengan menempatkan kursor di sel yang sesuai, lebar yang dapat diubah secara manual. Untuk mempercepat tugas penomoran di kolom pertama, adalah rasional untuk menggunakan alat Excel yang sangat nyaman - pengisian otomatis. Angka 1 dan 2 dimasukkan ke dalam sel A5 dan A6, maka mereka harus dipilih dan kursor ditempatkan di sudut kanan bawah bingkai yang muncul, sebagai akibatnya penunjuk akan berbentuk tanda "+". Dengan menahan tombol kiri mouse, regangkan pilihan ke bawah - data yang diperlukan muncul di sel.

Untuk mengatur nilai diskon dalam%, tempatkan kursor di posisi C2 dan panggil jendela format sel, di mana di tab "Nomor" pilih format persentase.

Melakukan perhitungan

Menggunakan tabel yang dibuat sebagai contoh, kita akan melihat cara cepat mempelajari cara bekerja dengan angka di Excel menggunakan fungsi dan operasi matematika..

Untuk menghitung harga kemasan suatu produk, masukkan formula di kolom E. Mengaturnya di Excel tidak sulit, Anda hanya perlu menguasai dan mengingat beberapa ketentuan.

• Karakter pertama dalam sel, ketika Anda memasukkan rumus di dalamnya, harus menjadi tanda "=".
• Operasi matematika ditunjukkan sebagai berikut: "+", "-", "*", "/" dan "^" (eksponensial).
• Rumus dapat berisi data numerik atau string, serta referensi sel - alamatnya.
• Anda dapat menggunakan fungsi siap pakai yang tersedia dalam ekspresi, daftar yang dipanggil dengan mengklik ikon "Sisipkan Fungsi" di sebelah kiri bilah rumus.

Jadi, atur kursor ke posisi E5 dan tulis teks berikut: "= C5 * D5", tekan tombol "Enter". Anda tidak dapat memasukkan alamat menggunakan keyboard, tetapi klik pada sel yang sesuai - itu akan muncul secara otomatis dalam formula. Di seberang setiap item dalam kolom saat ini harus rumus yang sama, tetapi mereka tidak harus diisi secara manual. Memilih sel E5, gerakkan kursor ke sudut kanan bawah hingga “+” muncul dan rentangkan pilihan ke E12 inklusif. Jika kita memindahkan, misalnya, ke posisi E8, kita akan melihat bahwa ketika menyalin rumus, alamat sel yang dimasukkan di dalamnya secara otomatis berubah, yang disorot dalam berbagai warna untuk kenyamanan (pada gambar).

Untuk menghitung data di kolom F, Anda memerlukan nilai diskon yang terletak di sel C2. Jika Anda memasukkan ekspresi "= E5 * (1-C2)" di F5 dan kemudian menyalinnya ke posisi kolom seperti yang dijelaskan di atas, alamat variabel akan secara otomatis berubah dan rumus "= E6 * (1-C3)" akan salah. Oleh karena itu, nomor baris sel C2 perlu diperbaiki, untuk ini, tanda "$" ditempatkan di depannya. Hasil perhitungan dan rumus di salah satu sel di kolom ditunjukkan pada gambar..

Tetap menghitung total biaya semua barang tanpa diskon dan dengan diskon dalam sel E13 dan F13. Pertimbangkan cara menggunakan alat bawaan untuk ini. Di E13, tulis tanda "=", lalu klik ikon "Sisipkan Fungsi" (ditandai di gambar), di jendela yang muncul, pilih kategori "Matematika" dan fungsi "SUM" (jika namanya diketahui persis, Anda dapat menuliskannya di bidang "Cari fungsi" "dan pilih dari daftar yang ditemukan). Selanjutnya, masukkan rentang alamat sel yang dijumlahkan - "E5: E12" secara manual atau dengan memilihnya dengan mouse. Jika Anda kesulitan mengatur argumen, Anda dapat mengklik tautan "Bantuan untuk fungsi ini" dan mempelajari fitur-fiturnya secara lebih rinci.

Langkah terakhir dalam membuat tabel kami adalah menyalin sel E13 ke F13. Hasil akhir ditunjukkan pada gambar..

Tentu saja, tidak mungkin untuk mempertimbangkan semua fitur Excel dalam satu artikel. Program ini juga berisi banyak fungsi bawaan, dikelompokkan ke dalam kategori, yang dapat dipelajari secara bertahap. Seperti dalam bisnis apa pun, semuanya hadir dengan pengalaman, jadi setelah Anda menemukan dasar-dasarnya, Anda harus menggunakan Excel untuk menyelesaikan masalah komputasi tanpa takut bereksperimen, karena banyak hal yang intuitif di sini, dan sistem bantuan menjawab sebagian besar pertanyaan.